MAIL SERVER
Salah satu alat komunikasi saat
ini untuk surat menyurat adalah Email. Dengan layanan email ini, urusan surat
menyurat menjadi sangat mudah dan pengirimannya juga hitungan detik sampai ke
alamat email yang dikirim. Email atau disebut elektronik mail, atau surat
elektronis adalah surat dengan format digital (ditulis dengan menggunakan
komputer) dan dikirimkan melalui jaringan komputer.
Electronic mail atau disingkat
e-mail bukanlah pelayanan "end to end", karena mesin pengirim dan
penerima tidak perlu berkomunikasi secara langsung. Proses penyampaian
electronic mail dapat dianalogikan dengan penyampaian surat oleh Kantor Pos dan
Giro. Proses ini disebut "store and forward".
Mail akan dikirim dengan
menggunakan protocol-protocol tertentu.
Ini dilakukan oleh message Transfer
Agent (MTA). Sedangkan
Untuk membaca e-mail, user menggunakan User
Agent yang juga lazim disebut mail reader. Untuk dapat melakukan
tugasnya, sebuah mail server harus dapat melayani pengiriman email yang mempergunakan mempergunakan
protokol SMTP serta harus mampu melayani client yang ingin mengakses email
dengan menyediakan IMAP dan atau POP3.
Sejarah
Mail Server
Sejarah mail server yaitu sebelumnya
dikenal sebagai VMailer dan IBM Secure Mailer, itu pada awalnya ditulis oleh
Wietse Venema selama tinggal di IBM Thomas J. Watson Research Center, dan terus
dikembangkan secara aktif hari ini. Postfix pertama kali dirilis pada
pertengahan tahun 1999
Fungsi
Mail Server
Secara garis besar,
fungsi mail server adalah sebagai program yang membantu mengatur agar email
dapat dikirimkan oleh pengirim sekaligus dapat diterima dengan aman, cepat, dan
tanpa kendala oleh penerima email. Tujuan dari adanya layanan mail server
sendiri adalah untuk membuat jaringan transportasi email menjadi lebih lancar
tanpa adanya interupsi dari pihak luar.
Selain itu, mail
server juga berfungsi sebagai aplikasi yang dapat digunakan untuk mengatur
distribusi email masuk maupun keluar. Hal ini tentu sangat penting bagi pelaku
bisnis skelas perusahaan yang tidak ingin ada kebocoran data atau informasi
yang bakal meenguntungkan kompetitor.
Jenis-Jenis
Mail Server
Jika menilik
berdasarkan program dan sistem pengoperasiannya, Mail server dapat dibedakan
dalam beberapa jenis. Berikut merupakan jenis jenis mail server yang ada:
- Sendmail
Bagi para pengguna
sistem operasi Linux atau Unix, jenismail server yang satu ini tentu sudah
tidak asing lagi. Sendmail tercatat banyak digunakan oleh para pengguna OS
Linux/Unix karena menjadi sistem mail sever yang paling standar.
- Postfix
Postfix adalah jenis
mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan lebih lanjut dari
Sendmail. Menariknya, Postfix juga sudah dapat dijalankan pada sistem operasi
Mac OS X selain Linux/Unix jadi tidak heran jika server ini biasa dijadikan
opsi untuk menggantikan server Sendmail.
- Qmail
Berbeda dari dua
jenis mail server sebelumnya, mail diklaim sebagai mail server paling aman yang
saat ini bisa didapatkan. Asumsi tersebut muncul berdasarkan fakta bahwa Qmail
belum memiliki celah sedikitpun terkait potensi yang dapat menggangu atau
merusak sistem keamanan. Qmail sendiri juga tercatat digunakan oleh provider
layanan email gratisan seperti Yahoo dan Hotmail.
Cara
Kerja Mail Server
Pada prinsipnya, Mail
server memiliki dua cara kerja utama yang saling melengkapi, yakni sebagai
outgoing server dan incoming sever. Fungsi outgoing server adalah sebagai
pengirim email (Sending email) dan incoming server berperan sebagai penerima
(receiving email). Lantas, bagaimana tahapan pengiriman dan penerimaan email
bekerja? Karena cara kerja mail server bergantung dari program dan aplikasinya
maka secara umum proses pengiriman email melalui TCP/IP bisa dianalogikan
seperti dibawah ini:
Dari tahapan di
atas kita bisa melihat pada awalnya email yang telah dikirimkan oleh Pengirim
(sender) terlebih dahulu akan dikumpulkan dan disimpan menjadi satu dalam
database mail server. Filter pengelompokannya sendiri dipilih berdasarkan
tujuan email. Nah, ketika receiver email membaca pesan dari pengirim email itu
artinya penerima sudah mengakses mail server dan membuka pesan yang sebelumnya
tersimpan di dalam database mail server.
Kelebihan Mail Server
Ada banyak
keuntungan yang bisa kita dapatkan ketika menggunakan mail server. Terutama
jika dibandingkan dengan platform gratisan seperti Google, Yahoo, atau Hotmail.
Berikut penuturan selengkapnya:
1. Lebih Cepat dan Efisien
Memiliki
mail server ibarat menggunakan kendaraan pribadi ketika berangkat kerja.
Berbeda saat naik angkutan umum, menggunakan kendaraan pribadi tentu bakal
lebih cepat sampai dan efisien waktu karena kita bisa mengatur rute serta
meminimalisir adanya campur tangan dari orang lain.
Memiliki
mail server bakal meempercepat akses email maupun data-data Anda. Alhasil,
komunikasi dengan klien atau antar karyawan bisa semakin efektif karena mail
server hanya diguankan oleh internal perusahaan (tidak bisa digunakan publik).
2. Lebih Private
Saat ini
privasi sudah menjelma menjadi lemen penting yang dibutuhkan oleh banyak orang.
Dengan investasi mail server artinya Anda memiliki jaringan sendiri yang hanya
bisa digunakan oleh internal perusahaan. Adanya privasi yang ditawarkan,
otomatis juga menambah faktor keamanan karena untuk bisa mengakses orang luar
harus mndapatkan autoritas dari si pemilik webste.
3. Bisa langsung Diatasi Ketika
Terjadi Kerusakan
Kemudahan
dalam proses perbaikan menjadi keuntungan berikutnya yang bisa kita dapatkan
ketika meggunakan mail server. Ucapkan selamat tinggal pada tiket support
layanan seperti Gmail atau Yahoo yang butuh berhari-hari dalam menyelesaikan
keluhan, pengaduan atau bahkan kritik dan saran.
4. Lebih Mudah Mengatur Akun
Dengan
memiliki mail server sendiri tentu proses pengelolaan akun email akan semakin
mudah. Anda bisa melakukan konfigurasi, pengaturan, hingga maintenace sesuai
kebutuhan.
Kekurangan Mail Server
1. Tidak praktis (infrastruktur, administrasi,
dll)
2. Keamanan email dari hacker
3.
Jika email keluar kadang membutuhkan proses waktu yang lama
4.
Jika server down dan tidak ada backup maka kita bisa kehilangan email.
Implementasi
Mail Server dan Keuntungannya bagi Perusahaan
Selain file server dan database
server, mail server merupakan salah satu fungsi server yang paling banyak
digunakan di perusahaan. Hal ini mengingat fungsi email sendiri yang bisa
mengurangi biaya surat-menyurat, lebih efisien dibandingkan komunikasi manual
dan dapat menyertakan attachment yang berguna sebagai pelengkap dan dokumen
tambahan terkait dengan isi email.
Ada
banyak pilihan bagi perusahaan untuk menggunakan email tanpa perlu email server
sendiri. Menggunakan jasa dari ISP, menggunakan email gratisan, menggunakan
jasa dari Google Apps dan lain sebagainya. Jika hal tersebut bisa dilakukan,
mengapa kita perlu memasang email server ?
Berikut adalah beberapa keuntungan
penggunaan email server yang dikelola sendiri oleh perusahaan:
Branding. Dari sisi merk dan
identitas, penggunaan nama domain resmi akan jauh lebih berharga dan lebih
memperkuat citra perusahaan. Silakan bandingkan sisi branding dari account email solocamp at yahoo.com dengan it at solocamp.co.id. Mana yang lebih kuat ?
Tentu saja it at solocamp.co.id jauh
lebih kuat brandingnya dibandingkan alamat email yang pertama. Selain karena
nama domain, branding juga didapatkan dari pilihan nama unik yang bisa
dimiliki, sementara pada domain gratisan, nama unik biasanya sudah dimiliki
pihak lain
Mencegah penyalahgunaan. Banyak
email penipuan yang mengatas namakan perusahaan tertentu. Misalnya, hrd_pt_unilever at gmail.com, bisa saja
digunakan oleh penipu yang bertindak seolah-olah sebagai bagian HRD PT.
Unilever. Mengapa hrd ? Karena banyak para penipu yang mencari korban melalui
email dan pengumuman lowongan kerja.
Kemudahan Penanganan &
Backup. Email resmi yang dikelola oleh perusahaan jauh lebih mudah
penanganannya. Kalau ada email tidak sampai, atau ada email yang bermasalah,
kita dapat dengan mudah menelusurinya. Kita juga dapat dengan mudah menambah
account dan menambah feature (anti spam, anti virus, task management dll) tanpa
harus mengeluarkan biaya tambahan.
Meningkatkan mobilitas. Email
yang dikelola sendiri dapat dibuat menggunakan IP Publik sehingga dapat diakses
dari luar kantor. Tingkat keamanan juga dapat diatur dan disesuaikan dengan
kondisi perusahaan
Lebih cepat. Jika sebagian besar proses
transfer dan pengiriman email dilakukan oleh sesama pengguna dilingkungan
perusahaan, mengapa harus mengirimkannya
ke internet terlebih dahulu ? Tentu jauh lebih cepat mengirimkannya
secara langsung tanpa harus di routing ke internet.
Pengelolaan email server juga
semestinya bukan sesuatu yang menambah pekerjaan secara drastis bagi pihak IT
perusahaan. Secara normal, email server akan berjalan tanpa ada gangguan dan
tanpa meminta perhatian khusus. Biaya pengadaan yang timbul juga relatif kecil
dan tidak sebanding dengan keuntungan yang dapat dicapai.Alih-alih menghabiskan
biaya untuk sewa inbox email dengan biaya per account, jauh lebih mudah dan
lebih murah menggunakan emailserver sendiri dengan jumlah account tak terbatas
(baca : dibatasi oleh kapasitas dan spesifikasi komputer saja). Sebagai
gambaran, perusahaan dengan jumlah account email sampai dengan 100 account
hanya akan menghabiskan biaya setup dan maintenance dalam kisaran Rp. 10 juta.
Biaya ini juga bersifat fleksibel, karena jika dilakukan oleh staff IT
perusahaan dapat lebih murah dan fleksibel.
Referensi
Pdf
Pengantar Jaringan Komputer
Komentar
Posting Komentar